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新接手一個部門該如何做好團隊管理?

時間:2017-12-03   文章來源:馬海祥博客   訪問次數:

在大多數創業公司中,工作一兩年后的職場新人如果表現優異很快就會被老板提拔,從而走向了管理崗位,而大部分的中小企業在這個環節中根本無力提供管理訓練,由此,這位管理新人的職業命運基本依靠本人的智慧和情商的發展了。從我的觀察來看,能夠成功轉型為合格管理者的比例不會過半,也有不少主動或被動放棄,回歸專業崗位的情況。

新接手一個部門該如何做好團隊管理?-馬海祥博客

一位年輕的管理者如何開始在企業管理的道路上穩健地跑起來,不至于一開始就連續摔跤,造成企業的損失和個人信心的喪失?對此,我有幾條簡明扼要的基本管理入門建議,這些建議都來自個人的經驗總結,不是管理理論的堆積,希望能對大家有所幫助。

1、什么是團隊管理?

整合團隊資源,協調團隊成員達成目標的過程,就是團隊管理。

團隊管理的兩個關鍵詞是整合和過程。

團隊目標的達成是通過人和資源的互相促進而實現,缺少資源的支持,只寄望于團隊,無異于畫餅充饑;缺少團隊的進取,擁有再多資源也是坐以待斃。

團隊管理關注的不是人,而是人和目標、人和資源、人和人之間的關系,我們從不評價人的好好壞優劣,我們衡量的是哪些人和資源和其他人能夠更好的協作,達成目標。

團隊管理是動態而非靜態,先向前規劃,然后再分析現狀;

評估管理看時段而非時點,不是某個時間點上如何如何,而是這個時間段上管理成果如何;

衡量管理定量而非定性;不要談管理好,還是管理壞,談我們離目標走近了多遠,還剩下多遠。

2、明確的架構

接手任何一個部門的最重要的事情,是明確或者重新調整組織架構。架構的關鍵是:誰在什么位置,負責什么內容,一定要明確(具體可查看馬海祥博客《如何根據情境管理法來制定團隊規模》的相關介紹)。

所謂“明確”的意思是:

•不允許兩個人交叉負責

•也不允許集體領導

•不允許有模糊的領域

出了問題,大家都清楚誰應該出來承擔責任。取得了成績,誰的功勞也很清楚。

3、明確的目標

領導不是決定怎么爬梯子的人:他是決定把梯子搭在哪個墻上的人。

所以他必須明確的指出這個方向,向全員傳達。如果這個沒有做好,再優秀的團隊也不會拿出好的結果。

自己帶團隊時,總會想起自己在不同團隊里的經歷,想想如果換做是自己會需要什么,會在乎什么,將心比心。同理心不僅僅要用在自己和用戶之間,還有自己和團隊之間。

4、權力,責任,公平

天底下沒有讓馬兒跑,又不讓馬兒吃草的事情。

你明確的委托了你的要求,就要明確的授權和投入資源給他。否則,出了問題責任不是他的,而是你的。

上司的一個重要職責,是為下屬解決他們解決不了的問題。而你能提供的,其實就是權力和資源,用好他們。

公平,我覺著是做管理最應該有的態度。無論新招聘的人的薪酬起點比老人高多少,我都會努力在未來兩三年之內,讓薪酬達到公平。不管私交有多好,在薪酬和獎金分配上,根據工作績效做到公平。否則將無法樹立威信。

5、可視化,扁平化

團隊大了,最大的問題就是:你看不到問題。

即使團隊還小,組建一個可視化的工具和流程的組合是必須的。這樣你的團隊才有足夠的可擴展性。

比如:

•github 可以讓你看到每個程序員的每一次 commit 。

•issues 可以讓你看到課題的解決過程。

•pivotal tracker 的燃盡圖可以讓你看到整個團隊的效率。

•微信群可以讓你們實時溝通。

•基于wiki的文檔和匯報可以讓所有人對項目的狀況一目了然。

你并不需要真的跟蹤這些,但是,你需要有看到這些的能力。這樣才能在出問題的時候掌握第一手的材料。而團隊成員知道他的東西“可能會被看見”,執行的效率和質量,也會有提升。

可視化還意味著“信息的對稱”。上面所有的工具和流程可以保證團隊成員用最低的成本了解“項目中的新鮮事”,保證快速準確的響應。

另外就是管理要扁平化,做事情上,不要設置太多級別。確保任何一件事的負責人,都可以直接找到可以拍板的那個人。

6、要求承諾,分割和適當的中間結果檢查

管理上常被忽視的一點是,沒有提前要求團隊成員的承諾。一個“上面布置下來的任務”,往往不會很好的完成。而一個“向上承諾會做好的項目”,則不一樣。雖然很可能是同樣的事情。

把一個大項目分割成多個時間點做檢查可以有效的管理風險。

確保你檢查的結果不是虛的,一定要求可見的,最好是可觸摸的產品,導入一些敏捷管理的方法保證這一點(具體可查看馬海祥博客《想提升員工執行力就必須解決溝通漏斗問題》的相關介紹)。

7、要結果,不要借口

工作上的事情只有兩個結果:搞定,或者沒搞定。

如果沒搞定,我想聽的是損失如何?是否有補救的辦法?需要再投入多少?

至于你為什么搞砸了,中間有什么狗血?不要給我匯報,這些事情事后匯報沒有任何意義。

8、不要試圖改變一個人

人并非不可改變,但公司里往往成本上并不合適。

如果一個人在他的崗位上做不好(不是在上升的過程中),那么最好的辦法是把他換到更合適的地方去。

所謂“有潛力”,“慢慢提高”等很多時候都是一廂情愿(具體可查看馬海祥博客《如何做好團隊管理》的相關介紹)。

9、要相信團隊成員

身為管理者,首先應該相信團隊成員的能力,盡量不要插手他們專業職能的工作,即使也許自己比他們更專業,但不要在細節的地方直接的告訴他們該如何做。你需要的只是將任務,需求的要求說明清楚,與他們溝通保證能夠被理解了,然后就讓他們自己來完成工作。

如果覺得有問題的地方你可以提出建議,但是千萬不要直接指揮或者親自操刀。

如果你覺得某一個成員做的東西不行,無法完成工作,那么應該意識到的是你沒有一個能完成該工作相應能力的合適的人,而不是逼當前這個人。作為團隊管理者,招募到合適的武將很重要,然后就是讓他們自己去主宰戰場了(具體可查看馬海祥博客《激發團隊潛能的十大技巧》的相關介紹)。

10、提出建議和幫助的方式

通常情況下你不單是一個純管理者,你可能還是一個有著豐富經驗的前輩。所以在團隊中,需要能夠為團隊成員的工作提供出合理的建議,方向和引導。但是方式很重要,比如提出建議的時候盡量不是主觀的簡單說“我覺得不好”,而應該說“哪里和要求不符合”。

還有一種引導方法就是不直接的說,而是引導他自己去發現問題。比如連續的提問“為什么要這樣做?”,“主要解決的問題是什么”,“這個方案的風險是什么?”,“還有沒有更好的方案?如果換一種思路呢?”等等。你是在和團隊成員溝通思路而不是對方案,這樣能引導他自己去審查和發現問題。

11、培養成長的環境

作為管理者不能太吝嗇,不要將上班時間都看成連續8小時都一定要在進行工作,記得換位思考一下,己所不欲勿施于人,提供一個稍微寬松和人性化的環境,讓團隊成員有成長的空間很重要。

舉一個例子:之前團隊成員提出過要采取一種新的方法,我們都沒有運用過這個方法,但是作為有經驗的人我可以明確的看到這個方法存在風險而且會導致反復。但是我沒有拒絕,而是同意他們去采取這個方法試一試。實際去做的時候確實發現了問題
,而且后來直接推翻掉了再采取老方法重做。這雖然耗費了工時,但是整個團隊成員都吸取了教訓,對這個方法有了切身的感受和了解,大家也都成長起來了,我認為這是好事。

在管理團隊的時候,經常安排大家共同交流和分享,開開討論會什么的。上班有人刷微博也睜一只眼閉一只眼,因為作為自己,也經常上微博和知乎,看看行業的資訊和圈內的消息。

12、與團隊成員的關系

首先必須明白的是作為管理者你并不是高人一等,你只是與他們的工作內容有所區別而已。有的團隊成員經驗可能比你更豐富,專業技能更強,在第一線執行能力更棒,但是因為你在管理上的能力和角色所以你做的只是組織協調的工作罷了,并不能代表你就比他高到哪去。

另外,作為管理者不單要和團隊成員建立朋友的關系,你還應該是他們的守護者。你應該有老大哥精神,有利時要先與大家分擔,有困難是應該首先站出來扛。管理者是一份苦活累活,是為了幫大家謀利維護整個團隊的利益,這一點心態一定要放對(具體可查看馬海祥博客《管理者必須具備的管理十律和30個經典定理》的相關介紹)。

最后,要學會不斷改善,“改善”是管理方法的核心之一,世界在飛速的變化,今天有效的方法,明天可能就失效。觀察團隊,發現問題,不斷改善。

總之,要提高團隊管理能力,管理者就要利用一切機會讓團隊成員感受到團隊的力量,讓他們“不孤單”并通過一個個事件不斷激發全體成員的智慧,促使他們不斷進步。

馬海祥博客點評:

所謂團隊管理能力,就是怎樣讓你的下屬心甘情愿的干活。有人說價值觀要一致,有人說要有足夠的同理心,有人說要對下屬足夠好,也有人提供了各種管理理念;而我認為要管理好一個團隊,就必須不斷的成就下屬促使他們不斷的進步,這樣才能為員工和團隊帶去持續的活力和能力。

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